Como Saber qual certificado digital escolher?

1) Saiba quem precisa ter uma assinatura digital.

Antes de explicarmos como se faz para conseguir um certificado digital, precisamos deixar claro quais são os tipos de empresas que precisam adquiri-lo. 

• Todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que desejam realizar determinadas atividades online de maneira segura e autenticada.

• Todavia, o Certificado Digital não é uma escolha para todos, para algumas pessoas ele é uma exigência. Empresas que emitem nota fiscal eletrônica, assim como para todas inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido, são obrigadas a fazer uso do Certificado Digital.

•  As empresas inscritas no Simples, precisam adquirir somente se tiverem mais de 3 funcionários, para poderem, assim, prestar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pela GFIP e eSocial.

• Obs: A partir de julho de 2019, para envio dos arquivos do eSocial, o limite será de apenas 1 empregado. (art. 79, § 2º, Resolução CGSN 140/2018).

2) Entenda quais os modelos e tipos de certificado digital

Existem dois modelos de Certificado digital, o A1 e o A3, ambos servem para facilitar o dia a dia, tornando a sua empresa mais ágil, sem perder a segurança.

O certificado digital A1 é um arquivo diretamente instalado no computador. Sua senha de acesso precisa ser digitada uma única vez durante a instalação. Depois disso, não é mais necessário informá-la para realizar as emissões de NF-e.

O certificado digital A3, por outro lado é portátil, precisa ser armazenado em algum dispositivo físico: token ou cartão e utilizar senhas de acesso para a certificação ocorrer.

O e-CPF é um documento que funciona vinculado ao CPF (mesmo número do contribuinte). Dentre suas aplicações, o e-CPF serve para entregar declarações de renda e demais documentos eletrônicos com aposição de assinatura digital.

Já a função do Certificado NF-e é exclusivamente a emissão de nota fiscal eletrônica. Por ter sido criado com o intuito de atender grandes demandas de emissão de notas.
Vale lembrar que sua empresa pode emitir apenas NF-e, precisando, dessa forma, adquirir um e-CNPJ para garantir o envio dos outros tipos de informação.

       
3) Procure conhecer as vantagens de cada certificado Digital

Antes de adquirir sua assinatura digital, é essencial ficar por dentro dos assuntos que envolvem esse documento eletrônico. Para isso vamos explicar quais as funcionalidades de cada um e assim te ajudar a descobrir qual deles se encaixa melhor no que sua empresa precisa.

 Uma das principais vantagens do certificado A1 é sua Versatilidade. Como é inserido diretamente no sistema operacional, pode ser instalado em diferentes computadores. Com ele, sua empresa precisa apenas de um certificado para a matriz e as filiais.

O A1 é um certificado relativamente mais barato, Porém, sua validade é de apenas 1 ano. Após esse período a empresa precisará fazer um novo requerimento.

Por oferecer mais agilidade, é recomendado para empresa que emite grande quantidade de notas. É muito utilizado para emitir NF-e e NFC-e ao mesmo tempo.

Já o modelo de certificado digital A3, por necessitar um dispositivo e exigir a utilização de senha para cada ativação, oferece um nível alto de segurança.

Entretanto, não é tão versátil quanto o certificado A1, Ele só pode ser usado em um único equipamento de cada vez, pois o token ou cartão deve estar conectado a ele. 
Outra desvantagem é em relação ao custo. O certificado A3 é mais caro que o A1, entretanto esse detalhe é compensado no seu prazo de validade: até 36 meses, dependendo do dispositivo físico utilizado.
Ele é recomendado para empresas que precisam dos seguintes serviços: declarar operações imobiliárias, fazer escrituração contábil online e realizar serviços de integração com comércio exterior.

4) Qual certificado digital escolher e Como adquirir seu certificado Digital

Apesar de terem alto nível de segurança, a diferença entre certificado digital A1 e A3 se dá em pontos bem importantes. Por isso não tem como a gente dizer qual dos dois certificados digitais A1 ou A3 é melhor, ambos possuem suas vantagens e desvantagens.
Escolher o melhor certificado digital é uma decisão particular de cada empresa e deve levar em consideração características como: Operacionalidade, Funcionalidades, Economia em longo prazo, Rotina de trabalho e Demanda de certificações
Se a sua necessidade for emitir muitas notas fiscais diariamente, o certificado A1 é mais indicado, porque facilita a automatização de tarefas repetitivas. Mas se agilidade não é o mais importante e sim a mobilidade ou altíssimo grau segurança, o certificado A3 é mais indicado.

O primeiro passo é conversar com seu contador, ele pode te auxiliar e até indicar qual modelo mais atende os requisitos da sua empresa.

Em seguida é preciso escolher uma Autoridade Certificadora (AC), empresa habilitada pela Receita Federal e credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) a fornecer certificados digitais. 

 A Handsys atua no ramo de certificação digital e faz parte da Autoridade Certificadora da Soluti, se tornando uma Agencia de Registro própria - AR.

Antes de emitir um certificado digital, uma AC precisa verificar a documentação física do solicitante. Para auxiliar esse processo, as autoridades certificadoras delegam a verificação para as Autoridades de Registro, ou ARs. Elas realizam a conferência da documentação que atesta a identidade de pessoas e organizações.

Para mais informações, entre em contato conosco, Possuímos uma equipe de profissionais capacitados para tirar dúvidas e realizar a validação ou renovação do seu certificado digital.